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Sistema de Gestão: o que é e como ajuda o seu negócio?

Amanda Ribela

Amanda Ribela
15 de dezembro de 2020

O cenário mercadológico atual exige profissionais e empresas amplamente capacitadas e que façam a gestão do tempo com qualidade e eficiência. Pensando nisso, foram criados os “sistemas de gestão”. Mas, você sabe o que é um sistema de gestão e qual a sua finalidade?

Um sistema de gestão organiza todas as tarefas a serem executadas da empresa. Dessa forma, ele serve para otimizar a sua rotina e a de todos que fazem parte do seu negócio. Mas, esse não é o único benefício que um sistema de gestão eficiente pode proporcionar. Quer saber mais sobre o assunto? Então acompanhe com a gente!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é um software inteligente, composto por diferentes módulos que ajudam na organização das atividades da sua empresa. Dessa forma, o programa tem como finalidade otimizar as tarefas do dia a dia para automatizar ao máximos os processos.

Os sistemas de gestão centralizam todas as informações da empresa. Com isso, você pode ter uma visão ampla de tudo o que acontece e de quem está executando determinada atividade, podendo facilmente tomar decisões.  Portanto, um sistema de gestão empresarial é um programa voltado para gerir todas as atividades executadas. Ele é eficiente para todas as empresas e segmentos nos mais diferentes portes. Porém, é essencial, principalmente, aos pequenos negócios ou empresas que usam vários processos.

Em outras palavras, é um programa inteligente de computador que gerencia e controla todas as tarefas a serem executadas, para que prazos possam ser cumpridos.

Tipos de sistemas de gestão

Existem dois tipos de sistemas usados, o ERP e o CRM. Mas, não se preocupe, vamos explicar o que significa cada um deles.

ERP

Considerado a evolução das planilhas de Excel, o ERP, “Enterprise Resource Planning”, em português “Planejamento de Recursos Empresariais”, garante o controle e organização de toda uma empresa. Isso porque ele agrega informações da área comercial, produção, recursos humanos e gestão de equipes, controle de projetos, contabilidade da empresa e muito mais. Em síntese, nele estão informações de todos os departamentos da empresa.

Por ser modular, oferece a possibilidade de exibir as informações de modo departamental. Dessa forma, a estrutura facilita a visualização de cada departamento e seus processos em uma única tela. Sendo então, o sistema mais seguro e simples para os usuários.

Por outro lado, oferece também uma abordagem segmentada. Nessa opção é possível adequar o software às particularidades departamentais de cada empresa, podendo atender necessidades específicas. Por isso, é a melhor opção para empresas que têm necessidades especificas, como escritórios de advocacia, clínicas médicas etc.

Então, os softwares de ERP são divididos em 3 camadas: aplicação, banco de dados e framework.

CRM

A gestão “Customer Relationship Management”, CRM, que traduzido para o português literal é “Gestão de Relacionamento com o Cliente”, é uma plataforma focada na interação com clientes. Ou seja, cuida e facilita o relacionamento da empresa com seus clientes e base de leads.

Por isso, armazena informações como e-mails, dados, históricos de interações, compras etc. Ele organiza todo o processo comercial através de um controle e aumento da produtividade das equipes de vendas.

Além disso, existem adaptações e softwares de CRM que são específicos para as rotinas jurídicas, contratos ou para armazenamento de documentos.

Estrutura básica de um sistema de gestão

Apesar das singularidades de cada sistema de gestão existente, existe uma estrutura “padrão” que a maioria dos sistemas seguem. Sendo ela:

  • Política de administração;
  • Planejamento estratégico;
  • Implantação e operação;
  • Avaliação do desempenho;
  • Correções e melhorias;
  • Exame crítico.

Vale ressaltar novamente que, cada sistema tem sua particularidade, assim como uma função principal e se adapta as singularidades de cada negócio.  Entretanto, essas 6 categorias mencionadas são comuns e os eixos centrais para a integração de normas.

Quando um sistema de gestão é necessário?

Anteriormente, já mencionamos que todas as empresas, indiferente ao segmento ou estrutura, deveriam implementar o uso dos sistemas de gestão.

Porém, o momento ideal é quando existem funcionários exercendo diversas atividades ligadas ao negócio, ou seja, interagindo com o financeiro, marketing, atendimento etc. Nesse momento, a implementação do sistema otimiza e simplifica os processos da empresa. Isso porque os problemas e tarefas que envolvem qualquer um dos setores da empresa são facilmente vistos por diferentes colaboradores e, assim, resolvidos. Além disso, é possível ter um fluxo de trabalho com ampla comunicação, evitando erros e melhorando a performance.

 Economia de tempo

O sistema integra todos os dados do seu negócio, por isso, são necessários menos esforços da equipe na execução das atividades. Todas as tarefas são exibidas de forma que cada membro da equipe saiba qual é a próxima tarefa que deve executar. Tornando a equipe, mais eficiente.

 Diminuição de falhas nos processos

Otimizar o tempo de trabalho torna todo o processo visível e os pontos a serem melhorados. Além disso, as tarefas ficam todas visíveis o que torna mais fácil a tomada de decisões durante toda a execução das tarefas.

Replicação de processos

Uma empresa precisa conseguir replicar seus atendimentos, serviços e produtos. A padronização dos processos corresponde a garantia de qualidade dos serviços prestados. Ao adquirir o sistema de gestão, seus funcionários se tornam mais conscientes das etapas e da escalabilidade necessária para a conclusão da tarefa.

Virtualização e acompanhamento do processo

Com os sistemas de gestão é possível rastrear e monitorar, de onde estiver, todo o fluxo de trabalho e tarefas concluídas ou em andamento. Com isso você pode entender tudo o que acontece em seu negócio sem grandes dificuldades.

Dados concretos sobre o negócio

Uma das dificuldades da gestão de um negócio é a tomada de decisão de forma inteligente, ou seja, com base em dados e não em “achismos”. A principal função de um sistema de gestão é concentrar os dados de um empreendimento de forma que seja possível visualizar de forma rápida e simples, tudo o que acontece. Além disso, é possível facilmente gerar relatórios em qualquer etapa do processo.

Economia financeira e aumento de receita

Com a otimização do tempo, a rotina e os processos melhoram e são concluídos sem falhas. Com isso, você retém os seus clientes e a sua empresa cresce. Mas não só isso, você também economiza recursos, principalmente com a contratação de novos funcionários, já que seus colaboradores estão mais focados e executam melhor suas tarefas.

Como você pode notar, são muitas as vantagens de se contratar um sistema de gestão para a sua empresa. Nós, da Nova Data, temos um sistema próprio de gestão. Por conta disso, podemos oferecer para a sua empresa um serviço completo e com a consultoria de nossos especialistas. Com a gente, você pode acompanhar todos os dados de sua empresa, em tempo real.

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